Biała lista podatników – jak sprawdzić?

Biała lista podatników VAT to narzędzie stworzone z myślą o ochronie przedsiębiorców przed nieuczciwymi kontrahentami, tzw. znikającymi podatnikami VAT. Jej celem jest ułatwienie weryfikacji kontrahentów, ale wprowadza także nowe obowiązki i potencjalne sankcje dla przedsiębiorców. Aby uniknąć negatywnych konsekwencji, przedsiębiorcy muszą zrozumieć, jak działa biała lista oraz jakie przepisy ją regulują.

Podstawa prawna białej listy podatników VAT

1. Art. 96b ustawy o VAT – wprowadza obowiązek prowadzenia wykazu podatników VAT przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Zgodnie z przepisem wykaz ten obejmuje m.in.:

   • Dane identyfikacyjne podatników, w tym NIP, REGON, adres prowadzenia działalności,

   • Numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego.

2. Art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT oraz art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT – określają, że płatności dokonane na rachunki spoza wykazu nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w określonych sytuacjach.

3. Art. 117ba Ordynacji podatkowej – wprowadza solidarną odpowiedzialność nabywcy i sprzedawcy za niezapłacony VAT, jeśli płatność została dokonana na rachunek spoza wykazu.

4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 września 2019 roku – określa szczegóły dotyczące składania zawiadomienia ZAW-NR w przypadku płatności na rachunek spoza wykazu.

Co zawiera biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to elektroniczny wykaz dostępny online, który zawiera dane o podatnikach, takie jak:

• Status podatnika VAT (czynny, zwolniony, wykreślony, przywrócony),

• Daty rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia do rejestru VAT,

• Numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego.

Wykaz jest dostępny na stronie Ministerstwa Finansów i umożliwia weryfikację danych w czasie rzeczywistym lub z datą przeszłą.

Kiedy przedsiębiorca musi weryfikować kontrahenta?

Obowiązek weryfikacji rachunku bankowego kontrahenta dotyczy sytuacji, gdy:

1. Jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, niezależnie od liczby płatności wynikających z tej transakcji.

2. Sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Przeliczanie transakcji w walutach obcych: dla transakcji w walutach obcych kwotę 15 000 zł przelicza się na złote według średniego kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Obowiązek weryfikacji rachunku bankowego

Biała lista podatników – jak sprawdzić? - Art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT oraz art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT nakładają na nabywców obowiązek weryfikacji, czy rachunek bankowy sprzedawcy jest zgłoszony do urzędu skarbowego i znajduje się na białej liście. Weryfikacji należy dokonać w dniu zlecenia przelewu.

Sankcje za brak weryfikacji

1. Brak możliwości zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodu - jeśli przedsiębiorca zapłaci na rachunek spoza wykazu, transakcja nie może zostać zaliczona do kosztów podatkowych. Konsekwencje te dotyczą:

   • Podatników PIT (art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT),

   • Podatników CIT (art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT).

2. Solidarna odpowiedzialność za VAT:Zgodnie z art. 117ba Ordynacji podatkowej, nabywca odpowiada solidarnie ze sprzedawcą za niezapłacony VAT, jeśli płatność została dokonana na rachunek spoza wykazu.

Jak uniknąć sankcji?

Istnieją dwa sposoby na uniknięcie sankcji:

1. Złożenie zawiadomienia ZAW-NR - formularz ZAW-NR należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy w terminie:

   • 7 dni roboczych od daty przelewu,

2. Zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności (split payment) - jeśli zapłata za transakcję zostanie dokonana z wykorzystaniem split payment, nabywca nie ponosi odpowiedzialności solidarnej za VAT.

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Błąd w weryfikacji rachunku

Pan Jan dokonał zakupu towarów o wartości 20 000 zł brutto. Po dokonaniu przelewu zorientował się, że rachunek sprzedawcy nie znajduje się na białej liście. W takiej sytuacji pan Jan musi złożyć zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni, aby uniknąć sankcji.

Przykład 2: Split payment jako zabezpieczenie

Pani Anna zapłaciła za fakturę na kwotę 25 000 zł brutto, wykorzystując mechanizm podzielonej płatności. Dzięki temu nie ponosi odpowiedzialności solidarnej za niezapłacony VAT sprzedawcy.

Problemy i wątpliwości związane z białą listą

1. Płatność kartą lub przez pośrednika - płatności takie nie są uznawane za przelewy, więc nie obowiązuje weryfikacja rachunku.

2. Transakcje z zagranicznymi kontrahentami - przepisy białej listy nie mają zastosowania do kontrahentów zagranicznych, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT w Polsce.

3. Brak rachunku na liście - jeśli sprzedawca posiada wyłącznie rachunek prywatny (ROR), przedsiębiorca musi składać zawiadomienia ZAW-NR dla każdej transakcji.

Jak sprawdzić kontrahenta?

Możesz skorzystać z:

1. Wyszukiwarki Ministerstwa Finansów: dostępna pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.

2. Zewnętrznych programów zintegrowanych z API Ministerstwa Finansów: automatyzują one proces weryfikacji i generują potwierdzenie wykonania zapytania.

Biała lista podatników – jak sprawdzić? - Podsumowanie

Biała lista podatników VAT to narzędzie mające na celu ochronę uczciwych przedsiębiorców, ale wymaga od nich staranności i weryfikacji kontrahentów. Kluczowe obowiązki obejmują:

• Sprawdzanie rachunków bankowych przed dokonaniem płatności,

• Korzystanie z mechanizmu split payment lub składanie zawiadomień ZAW-NR w razie błędów.

Jeśli masz pytania dotyczące białej listy podatników VAT lub chcesz usprawnić proces weryfikacji kontrahentów, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – pomożemy Ci uniknąć sankcji i zoptymalizować procesy podatkowe!