Profil Zaufany a wypowiedzenie umowy o pracę

Wraz z rozwojem technologii coraz więcej spraw formalnych i urzędowych można załatwiać online. Pracownicy zastanawiają się, czy mogą składać oświadczenia dotyczące stosunku pracy drogą elektroniczną, a w szczególności – czy możliwe jest wysłanie wypowiedzenia umowy o pracę e-mailem i podpisanie go profilem zaufanym. Odpowiedź na to pytanie wymaga analizy przepisów Kodeksu pracy oraz Kodeksu cywilnego, które regulują formę składania oświadczeń woli.

Forma wypowiedzenia umowy o pracę – co mówi Kodeks pracy?

Zgodnie z art. 30 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, każda ze stron stosunku pracy, czyli zarówno pracodawca, jak i pracownik, musi dokonać wypowiedzenia umowy o pracę w formie pisemnej. Przepis ten wprowadza obowiązek zachowania określonej formy prawnej, ale nie wskazuje, czy dopuszczalna jest forma elektroniczna. W tym zakresie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. Na mocy art. 300 Kodeksu pracy, w sprawach nieuregulowanych jego przepisami stosuje się odpowiednio regulacje Kodeksu cywilnego. Art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego określa, że dla zachowania formy pisemnej konieczne jest sporządzenie dokumentu oraz własnoręczne jego podpisanie. Natomiast art. 781 Kodeksu cywilnego przewiduje, że oświadczenie woli może zostać złożone w formie elektronicznej, jeśli zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wówczas jest ono równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej.

Czy profil zaufany wystarczy do skutecznego wypowiedzenia umowy?

Podpis zaufany, generowany za pomocą profilu zaufanego, nie jest równoznaczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Profil zaufany został wprowadzony na mocy art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i służy przede wszystkim do kontaktów z administracją publiczną. Jego użycie umożliwia składanie wniosków i pism do instytucji państwowych, ale nie spełnia wymogów prawnych dotyczących formy pisemnej wymaganej w stosunkach pracy.

Jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny, o którym mowa w art. 10 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, jest równoważny z podpisem własnoręcznym i może być wykorzystywany do skutecznego wypowiedzenia umowy o pracę w formie elektronicznej.

Czy wysłane mailem wypowiedzenie bez kwalifikowanego podpisu jest skuteczne?

Oświadczenie woli uznaje się za złożone w momencie, gdy druga strona mogła się z nim zapoznać – tak stanowi art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że jeśli pracownik prześle wypowiedzenie e-mailem i pracodawca je odczyta, to wypowiedzenie może wywołać skutek prawny, mimo że nie spełnia wymogu formy pisemnej.

Stanowisko to potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego. W wyroku z dnia 17 czerwca 2015 r. (II

PK 192/14) wskazano, że choć wypowiedzenie umowy o pracę dokonane w niewłaściwej formie narusza przepisy, to i tak prowadzi do rozwiązania stosunku pracy. Innymi słowy, nawet jeśli pracownik prześle wypowiedzenie e-mailem bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego, to jeśli pracodawca zapozna się z jego treścią, okres wypowiedzenia zacznie biec i umowa ulegnie rozwiązaniu.

Jak prawidłowo złożyć wypowiedzenie w formie elektronicznej?

Aby wypowiedzenie umowy o pracę było w pełni zgodne z przepisami i nie rodziło ryzyka sporu prawnego, pracownik powinien zastosować jedną z trzech metod:

Pierwszym sposobem jest dostarczenie wypowiedzenia w formie papierowej i własnoręczne podpisanie dokumentu. Może to nastąpić poprzez osobiste wręczenie pracodawcy lub wysyłkę listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Drugim rozwiązaniem jest przesłanie wypowiedzenia w formie elektronicznej, ale z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wówczas wypowiedzenie spełni wymogi formy pisemnej i będzie w pełni zgodne z przepisami prawa.

Trzecią możliwością jest wysłanie wypowiedzenia e-mailem bez kwalifikowanego podpisu, ale należy liczyć się z ryzykiem, że pracodawca może podważyć jego skuteczność i powołać się na brak zachowania formy pisemnej.

Możliwe konsekwencje niewłaściwego wypowiedzenia umowy o pracę

Profil Zaufany a wypowiedzenie umowy o pracę - jeśli pracownik zdecyduje się na wysłanie wypowiedzenia drogą mailową bez kwalifikowanego podpisu, pracodawca może uznać je za niezgodne z przepisami i odmówić jego przyjęcia. W takiej sytuacji pracownik nadal formalnie pozostaje zatrudniony, a brak skutecznego rozwiązania umowy może prowadzić do konsekwencji, takich jak obowiązek świadczenia pracy lub naruszenie obowiązków wynikających z umowy.

Z drugiej strony, jeśli pracodawca zapozna się z treścią wypowiedzenia i nie zgłosi zastrzeżeń, umowa ulegnie rozwiązaniu w terminie przewidzianym przez przepisy Kodeksu pracy lub zapisy umowy.

W przypadku, gdy wypowiedzenie zostanie uznane za niezgodne z przepisami, pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem pracy. Zgodnie z art. 45 § 1 Kodeksu pracy, jeśli wypowiedzenie umowy nastąpiło z naruszeniem przepisów, pracownik ma prawo dochodzić przywrócenia do pracy lub odszkodowania.

Profil Zaufany a wypowiedzenie umowy o pracę - podsumowanie

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno zostać dokonane w formie pisemnej, zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy. Jeśli pracownik chce wysłać wypowiedzenie drogą elektroniczną, musi opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aby było ono równoważne z podpisem własnoręcznym.

Podpisanie wypowiedzenia profilem zaufanym nie spełnia wymogu formy pisemnej, ponieważ podpis zaufany służy do kontaktów z administracją publiczną i nie może być stosowany w relacjach pracowniczych.

Mimo to, jeśli pracodawca zapozna się z treścią wypowiedzenia przesłanego mailem, może ono zostać uznane za skuteczne, co oznacza, że umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia. Pracownik powinien jednak pamiętać, że taka forma może prowadzić do sporów prawnych, dlatego najlepszym rozwiązaniem pozostaje złożenie wypowiedzenia na piśmie lub skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.