Profil Zaufany - do czego służy?

Polska administracja publiczna od kilku lat aktywnie digitalizuje swoje usługi, umożliwiając obywatelom załatwianie coraz większej liczby spraw urzędowych online. Jednym z filarów tej cyfryzacji jest profil zaufany, służący do potwierdzania tożsamości w systemach e-administracji. Został on wprowadzony na mocy przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 57, z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. W ostatnich latach mechanizm profilu zaufanego uległ licznym modyfikacjom – przede wszystkim w okresie pandemii COVID-19. W czerwcu 2021 roku w życie weszły regulacje, na mocy których m.in. tymczasowe profile zaufane zostały przekształcone w standardowe, a procedura zakładania czy przedłużania profilu zaufanego zyskała nowe formy i ułatwienia.

Podstawa prawna profilu zaufanego

Konstrukcja profilu zaufanego wynika w szczególności z:

• ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 57, z późn. zm.),

• ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1342, z późn. zm.), która wdraża w Polsce unijne rozporządzenie eIDAS (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania).

Zgodnie z ww. przepisami organom administracji publicznej umożliwiono tworzenie systemów teleinformatycznych (w tym platformy ePUAP), za pośrednictwem których można uwierzytelniać tożsamość obywatela w celu składania wniosków i pism do urzędu drogą elektroniczną. W efekcie wprowadzono profil zaufany, czyli bezpłatną, elektroniczną metodę potwierdzania tożsamości.

Istota i funkcje profilu zaufanego

Profil zaufany jest, w rozumieniu art. 3 pkt 14 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zbiorem danych identyfikujących konkretną osobę w systemach podmiotów publicznych. Dzięki temu możliwe jest złożenie tzw. podpisu zaufanego, który – na mocy art. 20a ust. 1 ww. ustawy – ma moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu w odniesieniu do spraw załatwianych elektronicznie.

Z przepisów i wytycznych Ministerstwa Cyfryzacji (obecnie kompetencje przejął Sekretarz Stanu ds. Cyfryzacji w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów) wynika, że obywatel może mieć wyłącznie jeden ważny profil zaufany.

Jego założenie jest całkowicie bezpłatne, a korzystanie z niego umożliwia m.in.:

• składanie i podpisywanie wniosków oraz pism do organów administracji publicznej,

• rejestrowanie działalności gospodarczej lub wprowadzanie zmian w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),

• logowanie się do Internetowego Konta Pacjenta (IKP),

• sprawdzanie liczby punktów karnych w systemie policyjnym,

• składanie deklaracji podatkowych (np. w systemie Twój e-PIT w Portalu Podatkowym),

• uzyskiwanie świadczeń socjalnych (np. 500+, becikowe, Fundusz Alimentacyjny),

• korzystanie z platformy ePUAP, PUE ZUS czy praca.gov.pl,

• składanie wniosków o Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) w NFZ,

• i wiele innych usług wskazanych w rozporządzeniach wykonawczych wydawanych na podstawie ustawy o informatyzacji.

Kto może założyć profil zaufany?

Prawo do uzyskania profilu zaufanego przysługuje każdej osobie fizycznej, która posiada:

1. numer PESEL (o czym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o informatyzacji),

2. pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

Zgodnie z prawem cywilnym osoby małoletnie między 13. a 18. rokiem życia mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych, co nie wyklucza ich z możliwości założenia profilu zaufanego, o ile tożsamość takiej osoby może zostać skutecznie potwierdzona (np. podczas osobistej wizyty w urzędzie).

Cudzoziemcy, którzy posiadają numer PESEL, mogą także korzystać z profilu zaufanego. Numer PESEL jest im nadawany m.in. w sytuacji, gdy w Polsce posiadają meldunek na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1191, z późn. zm.). Dzięki temu, o ile cudzoziemiec dysponuje ważnym dokumentem tożsamości (paszport, karta pobytu), może również przejść procedurę potwierdzenia profilu zaufanego.

Sposoby założenia profilu zaufanego

Polskie przepisy przewidują kilka równorzędnych trybów ubiegania się o profil zaufany:

1. Za pośrednictwem bankowości elektronicznej - większość banków działających w Polsce (w tym banki komercyjne i spółdzielcze) posiada funkcję „Załóż/aktywuj profil zaufany” w serwisie transakcyjnym. Po zalogowaniu się na konto można przejść krótki, intuicyjny proces, który zakończy się automatycznym wygenerowaniem profilu zaufanego. Ustawodawca dopuścił tę formę weryfikacji tożsamości, uznając, że banki muszą spełniać szczególne wymogi z zakresu bezpieczeństwa danych i przeciwdziałania praniu pieniędzy (ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 593, z późn. zm.).

2. Przez internet + osobiste potwierdzenie w punkcie potwierdzającym - możliwe jest złożenie wniosku o profil zaufany na stronie ePUAP bądź na portalu gov.pl, a następnie potwierdzenie tożsamości w jednym z tzw. punktów potwierdzających (np. w urzędach skarbowych, oddziałach ZUS, NFZ, wybranych placówkach Poczty Polskiej czy urzędach wojewódzkich). W punkcie tym trzeba przedstawić ważny dowód osobisty, paszport lub inny dokument tożsamości.

3. Kwalifikowany podpis elektroniczny- osoby dysponujące kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zgodnym z ustawą o usługach zaufania i rozporządzeniem eIDAS) mogą podpisać nim wniosek o profil zaufany bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie czy banku.

4. E-dowód osobisty - coraz większą popularność zyskuje również metoda wykorzystania e-dowodu (dowodu osobistego z warstwą elektroniczną). Konieczne jest zainstalowanie aplikacji mobilnej (np. eDO App) i użycie kodu CAN (znajdującego się na dokumencie) oraz PIN-u ustalonego przy odbiorze dowodu. Po wykonaniu wszystkich kroków aplikacja weryfikuje tożsamość posiadacza dowodu i generuje profil zaufany.

Tymczasowy profil zaufany a zmiany w 2021 r.

W okresie pandemii COVID-19, na mocy przepisów wprowadzających szczególne rozwiązania (m.in. ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem COVID-19, t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095, z późn. zm.), wprowadzono tymczasowy profil zaufany. Był ważny przez 3 miesiące, co miało umożliwić osobom niekorzystającym z bankowości elektronicznej i ograniczonym w poruszaniu się (ze względu na lockdowny) uzyskanie dostępu do e-administracji. Potwierdzenie tożsamości odbywało się przez wideoweryfikację z urzędnikiem.

Od 17 czerwca 2021 r. na mocy stosownych aktów wykonawczych (rozporządzenia Rady Ministrów) tymczasowe profile zaufane zostały przekształcone w standardowe z 3-letnim okresem ważności. Jeśli ktoś właśnie w tym czasie przechodził procedurę tworzenia profilu tymczasowego, automatycznie otrzymał profil standardowy po zakończeniu wideoweryfikacji.

Okres ważności i przedłużanie profilu zaufanego

Profil Zaufany - do czego służy? - zgodnie z art. 20c ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne profil zaufany jest ważny przez 3 lata od momentu jego założenia. Przed upływem tego terminu obywatel otrzymuje automatyczne przypomnienie o zbliżającym się wygaśnięciu. Może wówczas zdecydować się na przedłużenie ważności profilu zaufanego o kolejny 3-letni okres (bez konieczności ponownej wizyty w punkcie potwierdzającym, o ile procedura przedłużenia jest inicjowana w systemie elektronicznym). Przedłużenie skutkuje unieważnieniem poprzedniego profilu, choć konto użytkownika w systemie pozostaje aktywne, co ułatwia składanie dalszych wniosków.

W dowolnym momencie ważności profilu jego posiadacz ma też prawo do unieważnienia go z własnej inicjatywy. Wówczas profil traci ważność z chwilą unieważnienia, co jest przydatne np. w razie kradzieży dokumentu tożsamości bądź wycieku danych.

Zakres zastosowania profilu zaufanego

Profil zaufany jest narzędziem ułatwiającym codzienny kontakt z urzędami oraz instytucjami publicznymi, takimi jak:

• Ministerstwo Rozwoju i Technologii, obsługujące m.in. CEIDG (podstawa prawna: ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 221, z późn. zm.),

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych (platforma PUE ZUS – ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009, z późn. zm.),

• Ministerstwo Finansów, np. Portal Podatkowy (ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651, z późn. zm.),

• Narodowy Fundusz Zdrowia (składanie wniosków o EKUZ – ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2561, z późn. zm.),

• Urzędy wojewódzkie, w kontekście wniosków o pozwolenie na pobyt czy pracę cudzoziemców (ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 519, z późn. zm.),

• Krajowy Rejestr Karny, umożliwiający uzyskanie zaświadczenia o niekaralności przez Internet (podstawą jest ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1709, z późn. zm.).

Sprawy niewymagające profilu zaufanego lub niewspierane przez niego

Choć profil zaufany obsługuje większość typowych spraw urzędowych, nie można za jego pomocą:

• podpisać deklaracji i informacji podatkowych w serwisie e-Deklaracje (w tym przypadku alternatywą bywa kwalifikowany podpis elektroniczny lub wykorzystanie danych autoryzujących np. kwota przychodu z ubiegłorocznego PIT-u),

• zamknąć spółki z o.o. czy dokonywać zmian w KRS, jeżeli spółka była zakładana metodą „papierową” (dla rejestracji i zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym często niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub system S24, stosownie do ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1467, z późn. zm.).

Podpis zaufany – dodatkowa funkcjonalność

Profil zaufany pozwala także na składanie dokumentów zaopatrzonych w podpis zaufany, co reguluje art. 20a ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Dokument podpisany podpisem zaufanym można następnie zweryfikować w systemie ePUAP lub na stronie gov.pl, sprawdzając m.in. datę i tożsamość sygnatariusza.

Statystyki i przyszłość profilu zaufanego

Według danych prezentowanych przez administrację publiczną już ponad 11 mln Polaków posiada profil zaufany, a liczba ta wciąż rośnie wraz z rozwojem e-usług. Regularne nowelizacje ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i aktów wykonawczych stopniowo rozszerzają katalog spraw, które można załatwić online. Jednocześnie, w związku z implementacją przepisów unijnego rozporządzenia eIDAS, można spodziewać się dalszego zbliżania profilu zaufanego do europejskich standardów e-tożsamości, co w przyszłości może ułatwić kontakty z administracjami innych państw członkowskich UE.

Profil Zaufany - do czego służy? - podsumowanie

Profil zaufany jest bezpłatnym, elektronicznym narzędziem pozwalającym na uwierzytelnianie obywateli w systemach administracji publicznej. Podstawy prawne jego funkcjonowania wynikają przede wszystkim z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz przepisów wykonawczych, a także z ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej, wdrażającej rozporządzenie eIDAS. W okresie pandemii wprowadzono tymczasowe profile zaufane (na 3 miesiące), które od 17 czerwca 2021 r. automatycznie przekształcono w standardowe z 3-letnim terminem ważności.

Założenie profilu może odbywać się kilkoma metodami: za pośrednictwem banku, osobiście w urzędzie, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub e-dowodu osobistego. Okres ważności profilu to 3 lata, z możliwością przedłużenia na kolejny 3-letni termin. Z profilu zaufanego korzystają m.in. ZUS, MF, NFZ, ministerstwa odpowiedzialne za CEIDG czy praca.gov.pl, a także liczne urzędy wojewódzkie, samorządowe i Krajowy Rejestr Karny.

Nie wszystkie sprawy można jednak załatwić wyłącznie za pomocą profilu zaufanego. Przykładowo, zamknięcie spółki z o.o. lub zmiana w KRS w trybie tradycyjnej (papierowej) rejestracji może wymagać użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Profil zaufany pozwala dodatkowo na składanie tzw. podpisu zaufanego, który ma moc prawną tożsamą z podpisem własnoręcznym w elektronicznych postępowaniach administracyjnych. W efekcie profil zaufany zdecydowanie ułatwia i przyspiesza komunikację z urzędami, zapewniając obywatelom możliwość załatwienia wielu spraw bez wychodzenia z domu.

Choć jego zastosowanie nie jest jeszcze w pełni uniwersalne (zwłaszcza w kontekście czynności przed sądami czy w niektórych procedurach rejestrowych), stanowi obecnie jedno z najważniejszych narzędzi polskiej e-administracji. Można spodziewać się dalszej ewolucji przepisów i rozszerzania zakresu e-usług, dla których profil zaufany będzie wystarczającą formą uwierzytelnienia w kontaktach z organami publicznymi.