Wnioski rodzicielskie składane on-line i podpisane profilem zaufanym

Pracodawcy zatrudniający powyżej 20 pracowników coraz częściej wdrażają elektroniczny obieg dokumentów, co pozwala na usprawnienie procesu składania i rozpatrywania wniosków pracowniczych. Dotyczy to również wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem, takich jak urlop macierzyński, rodzicielski czy ojcowski. Pojawia się jednak pytanie, czy wnioski składane w formie elektronicznej za pośrednictwem firmowych systemów obiegu dokumentów, wraz ze skanem aktu urodzenia dziecka, są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych może je zakwestionować podczas ewentualnej kontroli.

Czy elektroniczny obieg wniosków o urlopy rodzicielskie jest zgodny z prawem?

Z dniem 26 kwietnia 2023 roku weszła w życie ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która rozszerzyła możliwość składania wniosków w postaci elektronicznej, w tym także wniosków dotyczących uprawnień rodzicielskich. Wprowadzone zmiany pozwalają pracownikom na składanie wniosków o urlopy rodzicielskie czy ojcowskie zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Kluczowe znaczenie ma tutaj art. 182¹d § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym wniosek o urlop rodzicielski może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że pracodawca może przyjąć wniosek przesłany za pośrednictwem dedykowanej platformy elektronicznej do obiegu wniosków pracowniczych, bez konieczności uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Przepisy Kodeksu pracy nie wymagają, aby składane wnioski zawierały kwalifikowany podpis elektroniczny, co oznacza, że nie znajdują tutaj zastosowania regulacje Kodeksu cywilnego dotyczące formy elektronicznej (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). W konsekwencji podpisanie wniosku profilem zaufanym lub przesłanie go za pomocą firmowej platformy elektronicznej jest wystarczające i nie narusza obowiązujących przepisów.

Czym różni się forma elektroniczna od postaci elektronicznej?

Warto odróżnić pojęcie formy elektronicznej od postaci elektronicznej, ponieważ mają one odmienne znaczenie w przepisach prawa.

Forma elektroniczna, zgodnie z Kodeksem cywilnym, wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taka forma jest równoważna z formą pisemną, co ma znaczenie w przypadku czynności prawnych, dla których ustawodawca przewidział rygor nieważności przy braku zachowania formy pisemnej.

Z kolei postać elektroniczna, o której mowa w Kodeksie pracy, oznacza dowolną postać elektronicznego dokumentu, który nie musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Może to być np. skan dokumentu pisemnego, wiadomość e-mail czy wniosek przesłany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Oznacza to, że pracownik nie musi składać wniosku o urlop rodzicielski w formie elektronicznej (czyli z kwalifikowanym podpisem), ale może to zrobić w postaci elektronicznej, np. poprzez wysyłkę pliku PDF lub złożenie wniosku w wewnętrznym systemie obiegu dokumentów firmy.

Czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych może zakwestionować wniosek przesłany w postaci elektronicznej?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jako organ odpowiedzialny za wypłatę świadczeń związanych z urlopami rodzicielskimi, nie powinien kwestionować wniosków składanych w postaci elektronicznej, o ile spełniają one wymagania określone w przepisach.

Podstawą prawną dopuszczalności takiej formy składania wniosków jest rozporządzenie Ministra

Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.

Wnioski rodzicielskie składane on-line i podpisane profilem zaufanym - zgodnie z tym rozporządzeniem nie ma obowiązku dostarczenia oryginału aktu urodzenia dziecka, gdyż wnioskodawca może przedłożyć jego kopię lub skan. Dokumenty te są uznawane za wystarczające do rozpatrzenia wniosku i przyznania uprawnień pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy. Ponadto, zgodnie z ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, administracja publiczna powinna uwzględniać dokumenty dostarczone w postaci elektronicznej, co również znajduje odzwierciedlenie w praktyce rozpatrywania wniosków przez ZUS.

W razie ewentualnej kontroli ZUS nie powinien kwestionować wniosków przesyłanych elektronicznie, pod warunkiem że zawierają wszystkie wymagane dane oraz załączniki w formie elektronicznej, np. skan aktu urodzenia dziecka.

Czy pracownik musi dostarczyć oryginał aktu urodzenia dziecka?

Nie ma takiego obowiązku. Przepisy dopuszczają składanie kopii aktu urodzenia lub jego skanu, co oznacza, że pracownik nie musi dostarczać oryginału.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r., dokumenty dołączane do wniosków o urlop rodzicielski, macierzyński czy ojcowski mogą mieć postać kopii, a nie oryginałów. To oznacza, że pracodawca może zaakceptować wniosek wraz z kopią aktu urodzenia przesłaną drogą elektroniczną.

Wnioski rodzicielskie składane on-line i podpisane profilem zaufanym - podsumowanie

Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia wykonawcze jednoznacznie dopuszczają możliwość składania wniosków dotyczących uprawnień rodzicielskich w postaci elektronicznej. W związku z tym pracownik może przesłać wniosek o urlop macierzyński, rodzicielski czy ojcowski za pośrednictwem wewnętrznego systemu firmowego do obiegu wniosków, bez konieczności podpisywania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Profil zaufany nie jest wymagany do podpisania takiego wniosku, ponieważ Kodeks pracy nie narzuca obowiązku zachowania formy pisemnej dla tych czynności. Wystarczające jest przesłanie dokumentu w postaci elektronicznej, np. w formie skanu lub wiadomości przesłanej przez system teleinformatyczny.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie powinien kwestionować takiego wniosku podczas kontroli, o ile zawiera on wszystkie wymagane dane i jest zgodny z obowiązującymi przepisami.

Pracownik nie ma obowiązku dostarczenia oryginału aktu urodzenia dziecka, ponieważ przepisy dopuszczają składanie kopii lub skanów. Dzięki nowym regulacjom proces składania wniosków stał się prostszy i bardziej dostosowany do współczesnych realiów cyfrowych.