Obraz i wizualizacja faktury ustrukturyzowanej KSeF
- Adam Bartusiak
- 10 paź
- 7 minut(y) czytania
Gdy pytamy „jak wygląda e-faktura z KSeF”, to odruchowo myślimy o układzie pól, tabeli z pozycjami, stopce do przelewu. Tymczasem sedno faktury ustrukturyzowanej nie leży w grafice, lecz w danych zapisanych w pliku XML według schematu FA(3). To te dane mają znaczenie podatkowe – a nie sposób, w jaki je sobie wyświetlimy. Ustawa o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowaną tak: „fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie” (art. 2 pkt 32a u.p.t.u.). Definicję tę – wprost – przywołują ministerialne materiały do KSeF.
Co to praktycznie znaczy?
Faktura powstaje w Twoim programie (ERP/fakturowanie), a nie „w KSeF”. System MF tylko ją przyjmuje, waliduje i nadaje numer KSeF. Do chwili walidacji masz dokument „w drodze”.
Numer KSeF ma ustalony format (NIP–data przesłania–część techniczna–suma kontrolna) i staje się „pieczęcią” identyfikującą fakturę w systemie. Na poziomie prawa wspomniany jest jako element definicji (a technikalia opisuje dokumentacja interfejsu).
I tu pojawia się częste nieporozumienie: „wygląd faktury” nie jest ujednolicony. To tylko wizualizacja (obraz) tego, co zapisano w XML. U Ciebie, u kontrahenta i w urzędzie ten obraz może wyglądać inaczej – o ile treść podatkowa (wartości pól FA(3)) pozostaje identyczna. Taką logikę potwierdzają oficjalne materiały i praktyka producentów oprogramowania.
Wizualizacja (obraz) e-faktury – co wolno, a czego nie
Wizualizacja to „widok na ekranie” lub PDF/wydruk utworzony z pliku XML. Możesz dodać pola wygodnickie (np. „Osoba kontaktowa”, logo, instrukcję płatności, link do sklepu), byle nic z tego nie zmieniało znaczenia danych podatkowych. Wszystko, co jest elementem struktury FA(3) (obowiązkowe, opcjonalne, fakultatywne z konsekwencjami) musi być w wizualizacji identyczne z XML – bez przesuwania znaczeń, skracania, tłumaczeń, które wypaczyłyby sens. To nie jest „ładny wydruk”, tylko ekwiwalentny obraz danych.
Dodatkowe treści są dopuszczalne, dopóki nie ingerują w pola FA(3). Przykład: jeśli w XML nie wypełniłeś terminu płatności (bo nie było takiej potrzeby), nie wprowadzaj go „po cichu” tylko do PDF – ta informacja powinna znaleźć się w danych struktury, jeśli ma rodzić skutki podatkowe/umowne.
Tematyka KSeF:
Język wizualizacji – czy może być obcy?
Tak. Wizualizacja może być po polsku albo w języku obcym (np. dla zagranicznego odbiorcy), o ile odzwierciedla to, co w XML. Takie podejście potwierdza interpretacja Dyrektora KIS z 3.07.2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA – urząd akceptuje faktury ustrukturyzowane i ich wizualizacje sporządzane w całości lub w części w języku obcym, pod warunkiem zgodności z danymi przesłanymi do KSeF.
„Obraz” a skutki podatkowe w VAT
Wizualizacja to nie jest „faktura ustrukturyzowana” w rozumieniu ustawy, tylko jej obraz. Skutki w VAT (np. prawo do odliczenia) wiążą się z faktem doręczenia faktury i nadania numeru KSeF, a nie z tym, że ktoś zobaczył PDF z logo i tabelką. Dlatego księgowy powinien weryfikować status w KSeF, a nie tylko opierać się na PDF. Mechanizm weryfikacji opisany jest niżej przy kodach QR.
Kiedy i jak przekazywać wizualizację poza KSeF (i co z kodem QR)
Ustawa przewiduje, że w pewnych przypadkach wystawca musi udostępnić fakturę ustrukturyzowaną „w sposób uzgodniony z nabywcą” – czyli poza KSeF (papier/PDF, EDI itd.). Chodzi m.in. o sytuacje z art. 106gb ust. 4 u.p.t.u.: nabywca z innego państwa członkowskiego/państwa trzeciego, nabywca bez siedziby/stałego miejsca w Polsce (z różnymi wariantami), podatnik korzystający ze zwolnienia z art. 113a ust. 1, czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności. W tych scenariuszach „nośnikiem” staje się właśnie wizualizacja, ale ze skutkiem doręczenia (bo tak stanowi przepis).
Oznaczenie wizualizacji – kod QR + numer KSeF
Obraz i wizualizacja faktury ustrukturyzowanej KSeF - jeśli przekazujesz fakturę poza KSeF, wizualizacja musi zawierać kod weryfikacyjny (QR/link) + numer identyfikujący fakturę w KSeF umieszczony pod kodem. W praktyce producenci oprogramowania umieszczają przy kodzie QR również czytelny numer KSeF (np. w stopce). To wymóg zapowiedziany w specyfikacjach interfejsu i komunikacji MF – rola kodu QR to pozwolić odbiorcy jednym skanem sprawdzić autentyczność i pobrać dane prosto z KSeF. Dla standardu graficznego QR odwołuje się do ISO/IEC 18004:2015 (techniczne detale rozmiaru/położenia zwykle pozostawione są projektowi dokumentu).
Dla łatwiejszego wyobrażenia, wizualizacja może zawierać np. taki blok:
[■■ QR KSeF ■■]
Numer KSeF: 1234567890-20260301-ABCDEF123456-7A
Gdy faktura jest „offline” albo „offline24”
Nowe przepisy przewidują scenariusze „offline” (awaria/niedostępność) i „offline24” (wystawienie z późniejszym przesłaniem – z zachowaniem dodatkowych warunków). W takim przypadku pod kodem weryfikacyjnym umieszczasz adnotację „OFFLINE” do czasu nadania numeru KSeF, a gdy udostępniasz obraz poza KSeF – musisz dołożyć kod „CERTYFIKAT” KSeF (pobrany z Modułu Certyfikatów i Uprawnień, MCU). To służy zapewnieniu autentyczności i integralności treści, zanim faktura otrzyma numer KSeF. Mechanizm offline/offline24 i jego terminy opisują przepisy art. 106nda u.p.t.u. oraz materiały MF.
W trybie offline24 data wystawienia to data wskazana w polu P_1 (nie data przesłania), a przesłanie do KSeF następuje później – z konsekwencjami opisanymi w przepisach (różnymi od zwykłego „online”). Ta różnica jest wyjaśniana w oficjalnych Q&A MF i opracowaniach prawnych.
Drobna, ale ważna praktyka: część sprzedawców w sprzedaży detalicznej zamiast angażować tryb offline24 będzie przekazywać niepodatkowe potwierdzenia (paragon/fiskalny, potwierdzenie płatności) i wysyłać fakturę do KSeF później – bo sam obraz „offline” nie tworzy prawa do odliczenia po stronie nabywcy, dopóki nie ma numeru KSeF (z wyjątkami dla doręczeń „poza KSeF” z art. 106gb ust. 4).
Wizualizacja a odliczenie VAT i „pusta faktura”
Dla transakcji B2B w typowym obrocie krajowym samo posiadanie PDF/wydruku nic nie daje: prawo do odliczenia powstaje, gdy faktura jest doręczona i ma numer KSeF (kiedy działa tryb online), a w trybie offline/offline24 – z chwilą skutecznego wprowadzenia do KSeF i przydzielenia numeru, chyba że ustawa przewiduje wcześniejsze skutki doręczenia w wyjątkowych przypadkach awarii. To dlatego księgowe zespoły powinny mieć nawyk skanowania kodu QR i weryfikacji w KSeF, a nie księgowania „po PDF”.
Jednocześnie pamiętajmy o art. 108 u.p.t.u.: „W przypadku gdy (…) osoba (…) wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.” Ten przepis odpowiada za konsekwencje tzw. pustych faktur – ma znaczenie, gdyby ktoś próbował „wykreować” dokument bez pokrycia. W świecie KSeF ryzyko „pustej faktury” ogranicza walidacja i identyfikacja w systemie, ale nie znikają przypadki dokumentów poza KSeF (lub niezgodnych).
W praktyce interpretacyjnej pojawiają się rozbieżności: zdarzały się stanowiska, że zwykła faktura (nie-KSeF), wystawiona „zamiast” ustrukturyzowanej, może – po spełnieniu warunków materialnych – być źródłem podatku naliczonego dla nabywcy. To jednak mocno kontrowersyjne na tle konstrukcji KSeF 2.0 i scenariuszy offline/offline24; spodziewajmy się dalszych doprecyzowań i orzecznictwa. (Przy tym artykule opieramy się na publicznie dostępnych omówieniach i prasie fachowej z końca 2024–2025 r.).
Wizualizacja „techniczna” do użytku wewnętrznego vs. wizualizacja „dla świata zewnętrznego”
Wewnętrzny podgląd faktury (np. w biurze rachunkowym) to w istocie narzędzie pracy – nie musi być „uzbrojony” w kod QR ani zawierać numeru KSeF nadrukowanego pod kodem, o ile nie służy udostępnieniu na zewnątrz. Inaczej mówiąc: roboczy podgląd nie jest doręczeniem i nie wywołuje skutków podatkowych – dopiero „prawdziwe” użycie poza KSeF (udostępnienie nabywcy w sytuacjach z art. 106gb ust. 4) wymaga oznaczeń i traktowane jest jak doręczenie. Ten rozdział ról konsekwentnie przewija się w komentarzach prawnych do nowych przepisów.
QR na wizualizacji – co dokładnie komunikujesz i po co
Po co jest QR?
Daje natychmiastową weryfikację: skanujesz → lądujesz na zasobie weryfikującym w KSeF → potwierdzasz autentyczność i spójność danych.
W handlu mobilnym i serwisowym to skraca czas weryfikacji dokumentu (np. dział zakupów skanuje kod z wydruku i sprawdza status przesłania/identyfikator).
W przypadku „offline” – do czasu nadania numeru – QR może kierować do mechanizmu weryfikacji certyfikatu (stąd drugi kod i adnotacje).
W materiałach producentów systemów fakturowych i komunikatach prawnych znajdziesz potwierdzenie, że kod QR ma być kompatybilny ze standardem ISO/IEC 18004:2015, a w praktyce obok kodu drukuje się Numer KSeF dla łatwej identyfikacji ręcznej.
Jeżeli Twoja firma chce „pokazać klientowi wszystko”, możesz dołożyć drugi blok informacyjny obok QR, np.:
„Skan QR, aby sprawdzić fakturę w KSeF”
„Numer KSeF: …”
„Suma do zapłaty / termin płatności” (te dwie ostatnie pozycje oczywiście muszą zgadzać się z XML).
FAQ praktyczne: krótkie odpowiedzi na najczęstsze wątpliwości
Czy wizualizacja musi mieć taki sam układ jak „stara” faktura?Nie. Układ to sprawa umowna i projektowa. Musi się zgadzać treść podatkowa (z FA(3)), a nie grafika.
Czy wizualizacja w języku angielskim/niderlandzkim jest ok?Tak – potwierdza to interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA; warunek: zgodność z XML i wymogami ustawy.
Czy nabywca może sam „zrobić” wizualizację z pobranego z KSeF XML?Technicznie tak – podglądy w programach księgowych robią to non stop. Jeżeli jednak wizualizacja ma być „użyta” na zewnątrz (np. do urzędu), bezpieczniej bazować na wizualizacji przygotowanej przez wystawcę z prawidłowym QR + numerem KSeF (wyjątki może doprecyzować praktyka).
Czy sam PDF z QR wystarczy do odliczenia VAT?W typowym B2B – nie. Liczy się doręczenie i numer KSeF. PDF pomaga operacyjnie, ale księgowo weryfikuj status po QR lub w systemie.
Co z trybem offline24 – jaka data jest „datą wystawienia”?Data w polu P_1 (z XML), a nie data późniejszego przesłania do KSeF. Potwierdzają to Q&A MF i opracowania prawnicze.
Kiedy dokładnie muszę dołączyć „CERTYFIKAT” z MCU?Gdy udostępniasz obraz faktury offline/offline24 poza KSeF przed nadaniem numeru – certyfikat zapewnia autentyczność i integralność. Szczegóły techniczne MF publikuje w specyfikacjach interfejsu.
Obraz i wizualizacja faktury ustrukturyzowanej KSeF – podsumowanie
Na poziomie prawa faktura ustrukturyzowana to dane (XML) + identyfikacja w KSeF, a nie „ładny PDF”. „Wygląd” jest drugorzędny i może się różnić u stron – pierwszorzędna jest treść i zgodność ze schematem FA(3). Gdy używasz faktury poza KSeF (scenariusze z art. 106gb ust. 4 u.p.t.u.), wizualizacja musi mieć QR i numer KSeF (a w trybach offline/offline24 – w razie potrzeby adnotację „OFFLINE” i kod „CERTYFIKAT” z MCU). Pamiętaj, że dla odliczenia VAT nie wystarczy ładny PDF – liczy się doręczenie i identyfikacja w KSeF, co zweryfikujesz kodem QR. W razie wątpliwości miej w zasięgu ręki: definicję z art. 2 pkt 32a, zasady udostępniania z art. 106gb, przepisy o offline/offline24 z art. 106nda oraz bezpiecznik z art. 108 ustawy o VAT. To te kotwice porządkują, kiedy obraz e-faktury jest tylko wygodnym „podglądem”, a kiedy staje się doręczoną fakturą wywołującą skutki podatkowe. sip.lex+3Gov.pl+3
