Model uprawnień dla grup VAT w KSeF – zasady i praktyczne zastosowanie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce wiąże się z koniecznością uporządkowania kwestii związanych z nadawaniem uprawnień do wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Standardowo uprawnienia te przypisywane są pojedynczym podatnikom lub osobom przez nich wskazanym. Jednak w przypadku grup VAT (GRV), które od 2023 roku funkcjonują w polskim systemie podatkowym, wprowadzono dodatkowy, dedykowany model uprawnień.+

Zgodnie z art. 15a ust. 1 ustawy o VAT:„Podatnikami, o których mowa w art. 15 ust. 1, mogą być również grupy podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, które zawrą umowę o utworzeniu grupy VAT i dokonają jej zgłoszenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego”.

W praktyce grupa VAT jest jednym podatnikiem – ale składa się z wielu odrębnych podmiotów (członków). To powoduje konieczność specjalnego rozwiązania w KSeF – właśnie modelu GRV.

Podstawa prawna funkcjonowania KSeF i grup VAT

• art. 106b ust. 1 ustawy o VAT: „Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: sprzedaż, dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze (...).”

• art. 106nb ust. 1 ustawy o VAT: „Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych.”

• art. 106d ust. 1 ustawy o VAT: „Podmiot, o którym mowa w art. 106b ust. 1, może upoważnić nabywcę towarów lub usług do wystawiania w jego imieniu i na jego rzecz faktur (samofakturowanie).”

• art. 18a ustawy o VAT: przewiduje możliwość działania przez przedstawiciela podatkowego.

Te przepisy tworzą ramy prawne, które wyjaśniają, dlaczego model GRV musiał powstać – i jak jest skonstruowany.

Warunek formalny – NIP członka grupy VAT w NIP-2

Aby grupa VAT mogła skutecznie korzystać z modelu GRV w KSeF, konieczne jest zgłoszenie numeru NIP każdego członka grupy w formularzu NIP-2. Bez tego uprawnienia nie będą działały prawidłowo.

To oznacza, że jeżeli np. spółka X należy do grupy VAT, ale jej NIP nie został zgłoszony w NIP-2, nie będzie można skutecznie przypisać jej roli w systemie.

Zakres uprawnień podatnika (sprzedawcy GRV)

Podatnik w modelu GRV – czyli grupa VAT jako całość – ma tzw. uprawnienia właścicielskie, czyli pełny pakiet kontroli:

• nadawanie uprawnień,

• nadawanie uprawnień do zarządzania członkami grupy VAT,

• wystawianie faktur,

• dostęp do faktur.

Model uprawnień dla grup VAT w KSeF – zasady i praktyczne zastosowanie - można powiedzieć, że w tym zakresie grupa VAT działa jak zwykły podatnik, ale rozszerzony o możliwość „zarządzania członkami”.

Uprawnienia osób fizycznych – poziomy delegacji

System KSeF w modelu GRV przewiduje kilka „pięter” uprawnień:

• Osoba fizyczna (1) – bezpośrednio uprawniona przez podatnika (grupę VAT). Może nadawać kolejne uprawnienia, zarządzać członkami, wystawiać faktury, uzyskiwać do nich dostęp.

• Osoba fizyczna (2) – wskazana przez osobę (1). Otrzymuje kompetencje do nadawania uprawnień w ramach konkretnego członka grupy VAT, a także wystawiania i odbierania faktur, gdzie ten członek występuje jako Podmiot3.

• Osoba fizyczna (3) – wskazana przez osobę (2). Jej rola sprowadza się głównie do wystawiania i odbioru faktur z Podmiotem3.

• Osoba fizyczna (4) – wskazana przez podmiot uprawniony przez członka grupy VAT. Może działać wyłącznie w zakresie uprawnień nadanych temu podmiotowi.

Co istotne, zgodnie z zasadami bezpieczeństwa, każda z tych osób jest identyfikowana w systemie na podstawie:

• numeru NIP,

• numeru PESEL,

• albo tzw. odcisku palca certyfikatu podpisu kwalifikowanego.

Rola Podmiot3 i kod Rola = „9”

Aby faktura została prawidłowo rozpoznana w modelu GRV, muszą zostać spełnione warunki techniczne:

• dane członka grupy VAT (wraz z NIP) należy umieścić w sekcji Podmiot3,

• w polu Rola musi znaleźć się wartość „9” – czyli członek grupy VAT jako wystawca.

Jeżeli te dane nie zostaną wpisane, system potraktuje fakturę jak zwykłą i nie przyzna dostępu osobom uprawnionym w modelu GRV.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

2. Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?

3. Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF?

4. Faktura korygująca z tytułu bonusu lub rabatu w KSeF – jak ją wystawić?

5. Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną

6. KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu

Podmiot jako pośredni uprawniony

Jednym z bardziej praktycznych rozwiązań w modelu GRV jest możliwość wskazania podmiotu – np. biura rachunkowego – który otrzymuje uprawnienia pośrednie. Dzięki temu biuro może samodzielnie wskazywać swoich pracowników do wystawiania faktur, a grupa VAT nie musi każdorazowo aktualizować listy osób.

To szczególnie ważne, ponieważ zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać dane podmiotu, który ją wystawia – i w KSeF takie dane muszą być jednoznaczne. Dzięki konstrukcji pośredniego uprawnienia proces jest bardziej elastyczny.

Przykład praktyczny

Wyobraźmy sobie, że grupa VAT składa się z trzech spółek: A, B i C.

• Spółka A jest przedstawicielem grupy VAT.

• Grupa VAT nadaje biuru rachunkowemu „Alfa” uprawnienia jako Podmiot.

• Biuro „Alfa” wskazuje swoich pracowników – księgową Annę i specjalistę Piotra – jako osoby fizyczne (4).

Dzięki temu Anna i Piotr mogą wystawiać faktury w imieniu członków grupy VAT bez konieczności każdorazowego wskazywania ich przez wszystkich członków w KSeF.

Bezpieczeństwo i ograniczenia

Model GRV został skonstruowany tak, aby z jednej strony zapewnić elastyczność, a z drugiej pełną kontrolę nad procesem.

• Delegacja uprawnień działa tylko o jeden szczebel niżej.

• Uprawnienia są zawsze przypisane do konkretnej osoby (nie ma anonimowego dostępu).

• Weryfikacja odbywa się w oparciu o dane unikalne (PESEL, NIP, certyfikat).

Model GRV a przepisy o kontroli podatkowej

Warto też pamiętać, że zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję VAT w sposób pozwalający organom podatkowym na łatwe sprawdzenie prawidłowości rozliczeń. Dzięki KSeF i modelowi GRV organy podatkowe zyskują natychmiastowy dostęp do faktur grupy VAT, co eliminuje konieczność żmudnych kontroli dokumentowych.

Model uprawnień dla grup VAT w KSeF – zasady i praktyczne zastosowanie – podsumowanie

Model GRV to szczególne rozwiązanie w KSeF, dedykowane grupom VAT, które rozliczają się jako jeden podatnik.

Dzięki niemu możliwe jest:

• nadawanie i delegowanie uprawnień w sposób elastyczny,

• wskazywanie osób fizycznych i podmiotów zewnętrznych jako wystawców faktur,

• uproszczenie obsługi faktur poprzez wykorzystanie roli Podmiot3 i kodu „9”,

• zachowanie bezpieczeństwa dzięki imiennemu przypisywaniu uprawnień.

Podstawy prawne to w szczególności art. 15a, art. 106b, art. 106d, art. 106nb i art. 109 ustawy o VAT.

Dzięki temu grupa VAT może w pełni korzystać z możliwości, jakie daje KSeF, i jednocześnie zapewnić przejrzystość oraz zgodność z przepisami.