Omyłkowo złożony PIT-4R
Pracodawcy oraz inni płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych składają różne deklaracje i informacje do urzędu skarbowego. Jedną z nich jest PIT-4R, czyli roczne rozliczenie pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zdarza się jednak, że w toku wysyłania dokumentów drogą elektroniczną lub papierowo dochodzi do błędów, takich jak omyłkowe zaznaczenie w części A formularza, że jest to korekta deklaracji (mimo że wcześniej nie składano wersji pierwotnej), czy też wprowadzenie błędnych kwot. Poniżej wyjaśniamy, jakie przepisy regulują takie sytuacje, jakie kroki może podjąć płatnik oraz jak reaguje na to organ podatkowy w świetle ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540, z późn. zm.).
Czym jest deklaracja PIT-4R i do czego służy?
Zgodnie z art. 38 ust. 1–2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi (m.in. rozporządzeniami Ministra Finansów w sprawie wzorów zeznań i deklaracji podatkowych w PIT), płatnicy są zobowiązani do poboru zaliczek na podatek dochodowy od pracowników i innych osób fizycznych, a następnie do przekazywania informacji o wysokości tych zaliczek do urzędu skarbowego.
Zasadniczo deklarację PIT-4R – czyli roczne rozliczenie pobranych zaliczek – składa się do końca stycznia roku następującego po danym roku podatkowym (np. za 2023 r. – w terminie do 31 stycznia 2024 r.). Deklaracja ta powinna obejmować łączną kwotę zaliczek pobranych i odprowadzonych w ciągu roku.
Błędna „korekta” zamiast deklaracji pierwotnej
Jeżeli płatnik (np. pracodawca) omyłkowo zaznaczy w części A formularza PIT-4R cel złożenia jako „korekta deklaracji”, przy jednoczesnym wprowadzeniu błędnych kwot (lub nawet poprawnych, ale bez istnienia deklaracji pierwotnej), powstaje nietypowa sytuacja. Korekta z definicji dotyczy już złożonej deklaracji – co przewiduje art. 81 Ordynacji podatkowej, wskazując, że prawo do skorygowania deklaracji przysługuje co do dokumentu już istniejącego. Jeśli wcześniej nie złożono deklaracji pierwotnej za dany rok, organ podatkowy otrzymuje dokument o nazwie „korekta”, który nie ma się do czego odnosić.
W praktyce nie istnieje wprost procedura anulowania (wycofania) błędnego formularza z systemu, bo złożona deklaracja (nawet omyłkowo) funkcjonuje już w obrocie prawnym. Wskazuje się natomiast na możliwość wyjaśnienia błędu poprzez czynności sprawdzające i dalsze działania płatnika.
Możliwości płatnika w razie omyłkowej wysyłki „korekty” PIT-4R
Zgodnie z przepisami działu V Ordynacji podatkowej (art. 272 i nast.) organ podatkowy weryfikuje złożone deklaracje pod kątem błędów rachunkowych, oczywistych omyłek i innych nieprawidłowości. Art. 274 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej wskazuje, że jeżeli deklaracja wymaga poprawek (a korekta nie jest możliwa w trybie pkt 1, np. gdy w ogóle nie istniała deklaracja pierwotna), urząd może:
„[…] zwrócić się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.”
Najprostszym i najbezpieczniejszym krokiem ze strony płatnika będzie zatem skierowanie do urzędu skarbowego pisma (wyjaśnienia), w którym wyjaśni się, że deklaracja PIT-4R została błędnie wysłana jako „korekta”, choć deklaracja pierwotna za 2023 r. w ogóle nie została złożona. Oświadczenie takie może przyspieszyć działania organu i zapobiec ewentualnej niepotrzebnej korespondencji.
Złożenie prawidłowej deklaracji pierwotnej
Omyłkowo złożony PIT-4R - ponieważ zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o PIT i właściwymi przepisami rozporządzeń wykonawczych płatnik ma obowiązek złożenia PIT-4R za dany rok do końca stycznia następnego roku, wciąż można (a nawet trzeba) złożyć prawidłową deklarację pierwotną w ustawowym terminie. Przygotowując taką deklarację, w części A formularza należy zaznaczyć, że jest to „złożenie deklaracji” (po raz pierwszy), a nie korekta. We wniosku/pismach dodatkowych warto wskazać, że poprzednio wysłany dokument stanowił omyłkę.
Reakcja organu podatkowego – czynności sprawdzające (art. 274 Ordynacji podatkowej)
W świetle art. 274 § 1 Ordynacji podatkowej organ podatkowy w ramach czynności sprawdzających może:
skorygować deklarację samodzielnie, jeżeli zmiana zobowiązania nie przekracza 5000 zł (art. 274 § 1 pkt 1), lub
zwrócić się do płatnika o skorygowanie deklaracji i złożenie wyjaśnień (art. 274 § 1 pkt 2).
W opisywanym przypadku (brak deklaracji pierwotnej, a złożona deklaracja jest „korektą”) najprawdopodobniej urząd zastosuje pkt 2. Płatnik otrzyma zatem wezwanie do złożenia (bądź poprawienia) deklaracji – w tym do wykazania, że dotychczasowa „korekta” nie miała podstaw, więc faktycznie należy złożyć dokument „pierwotny”. Art. 274 § 5 i 6 Ordynacji podatkowej stanowi, że procedura ta dotyczy także deklaracji składanych przez płatników oraz w formie elektronicznej, co potwierdza, że omawiany tryb jak najbardziej znajduje tu zastosowanie.
Czy grożą sankcje w ramach Kodeksu karnego skarbowego?
W przypadku zwykłej omyłki (błędu przy wypełnianiu czy zaznaczeniu pola we wniosku) nie powinno dochodzić do nałożenia sankcji karno-skarbowych (np. z tytułu art. 56 lub art. 80 Kodeksu karnego skarbowego), zwłaszcza jeśli płatnik dobrowolnie i szybko podejmie działania wyjaśniające. Kwestia ewentualnej odpowiedzialności może pojawić się przy całkowitym braku współpracy lub w razie innych nieprawidłowości (np. nieodprowadzania zaliczek). Zwykle jednak organy podatkowe rozpatrują tego typu zdarzenia jako oczywiste omyłki bez zamiaru wprowadzenia w błąd.
Wycofanie czy unieważnienie deklaracji – czy przepisy to przewidują?
Polskie prawo podatkowe (Ordynacja podatkowa) nie przewiduje procedury „anulowania” już złożonej deklaracji w taki sposób, by jej w ogóle nie było w aktach urzędu. Z chwilą wpływu deklaracji do organu stanowi ona dokument urzędowy z określonymi danymi. Płatnik może dokonywać korekty na podstawie art. 81 Ordynacji podatkowej (jeśli istnieje pierwotna deklaracja) lub też liczyć na czynności sprawdzające, które pozwolą na poprawienie oczywistych omyłek.
W sytuacji braku deklaracji pierwotnej nie można zastosować normalnej korekty (bo brakuje punktu odniesienia), wobec czego jedyną drogą jest złożenie właściwej, prawidłowej deklaracji i zawiadomienie urzędu o pomyłce. W praktyce można powiedzieć, że „omawiana korekta” zostaje niejako uznana za niebyłą (organ potraktuje ją jako błąd formalny), a w rejestrze organu pozostanie ślad, iż płatnik złożył błędnie oznaczony dokument.
Dalsze kroki – praktyczne rekomendacje
Złóż prawidłowy PIT-4R w terminie (do końca stycznia 2024 r. w przypadku deklaracji za 2023 r.).
Wpisz w części A formularza prawidłowy cel złożenia deklaracji (czyli „złożenie deklaracji” jako pierwotnej, nie korekty).
Poinformuj urząd skarbowy o wcześniejszej omyłce:
Możesz to zrobić w odrębnym piśmie, ewentualnie w formularzu ORD-ZU (uzasadnienie przyczyny korekty/wyjaśnienia), choć to nie jest typowa „korekta” w rozumieniu art. 81 Ordynacji podatkowej.
Wyjaśnij, że poprzednia deklaracja – „korekta” – była złożona wskutek błędu.
Oczekuj na ewentualne pismo urzędu w ramach czynności sprawdzających. Jeśli je otrzymasz, złóż odpowiednie wyjaśnienia lub dokumenty.
Sprawdź spójność danych – pamiętaj, aby wszystkie wykazane kwoty w prawidłowym PIT-4R były zgodne z faktycznie przekazanymi zaliczkami do urzędu za 2023 rok.
Omyłkowo złożony PIT-4R - podsumowanie
Omyłkowo przesłana korekta PIT-4R za 2023 r., gdy brak deklaracji pierwotnej, stwarza sytuację, w której organ podatkowy nie ma do czego odnieść zgłoszonych zmian. Przepisy nie umożliwiają formalnego „wycofania” deklaracji, ale płatnik może wyjaśnić błąd, przesyłając stosowne pismo do urzędu skarbowego. Organ podatkowy w ramach art. 274 Ordynacji podatkowej prawdopodobnie wezwie płatnika do poprawy deklaracji lub do złożenia wyjaśnień, ponieważ korekta nie ma podstaw bez złożonej uprzednio deklaracji pierwotnej. Należy terminowo złożyć prawidłowy PIT-4R (do 31 stycznia 2024 r. za 2023 rok), zaznaczając, że jest to „złożenie deklaracji” w trybie pierwotnym. Sankcje karno-skarbowe raczej nie wchodzą w grę, o ile płatnik szybko skoryguje swój błąd i współpracuje z organem podatkowym, wykazując, że cała sytuacja wynika wyłącznie z omyłki przy wypełnianiu formularza. Tym samym, aby uporządkować stan faktyczny, wystarczy wyjaśnić niezgodność i złożyć właściwą deklarację. Całe postępowanie (lub czynności sprawdzające) ulegnie wtedy zakończeniu bez dalszych negatywnych konsekwencji dla płatnika.
Comentarios