Uprawnienia KSeF – rodzaje, modele i zasady nadawania oraz odbierania uprawnień

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie teleinformatyczne Ministerstwa Finansów, które zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. System działa w oparciu o model poświadczeń – oznacza to, że każda osoba, która chce z niego korzystać, musi być odpowiednio uwierzytelniona i posiadać nadane uprawnienia.

Podstawę prawną dla funkcjonowania KSeF stanowi ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej „ustawa o VAT”), a także rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 2481).

Rodzaje uprawnień w KSeF

Uprawnienia w systemie można podzielić na trzy grupy:

1. Uprawnienia administracyjne – czyli prawo do nadawania, zmiany i odbierania uprawnień innym osobom.

2. Uprawnienia operacyjne – prawo do wystawiania i przeglądania faktur ustrukturyzowanych.

3. Uprawnienia specjalne – prawo do wystawiania faktur w ramach tzw. samofakturowania.

Ustawa o VAT w art. 106na ust. 1 definiuje podstawowe pojęcie:„Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

Z kolei art. 106d ust. 1 ustawy o VAT wskazuje:„Podatnik może upoważnić nabywcę do wystawiania w jego imieniu faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz tego nabywcy”.

Takie uprawnienie jest szczególnym rodzajem autoryzacji i wymaga przypisania w KSeF.

Sposoby nadawania i odbierania uprawnień

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 27 grudnia 2021 r. przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany i odbierania uprawnień:

1. Elektronicznie – poprzez interfejs systemu KSeF (portal podatnika: ksef.mf.gov.pl). Podatnik lub osoba uprawniona loguje się i nadaje prawa innym osobom fizycznym albo podmiotom.

2. W formie papierowej – poprzez zawiadomienie ZAW-FA składane do naczelnika urzędu skarbowego.

§ 3 ust. 1 rozporządzenia stanowi:„Podatnik, który nie ma możliwości uwierzytelnienia się w Krajowym Systemie e-Faktur przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, składa zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień na formularzu ZAW-FA”.

§ 4 rozporządzenia wskazuje natomiast, że wzór zawiadomienia ZAW-FA stanowi załącznik do tego aktu.

Podmioty i osoby uprawnione

Lista podmiotów mogących działać w KSeF obejmuje:

• Podatników – czyli właścicieli pierwotnych uprawnień.

• Komorników sądowych i organy egzekucyjne – uprawnione do wystawiania faktur w ramach egzekucji.

• Osoby fizyczne wskazane przez podatnika – np. pracowników przedsiębiorstwa, księgowych.

• Podmioty niebędące osobami fizycznymi – np. biura rachunkowe, którym podatnik może nadać prawa do działania.

• Jednostki samorządu terytorialnego (JST) oraz grupy VAT (GRV) – w zakresie nadawania uprawnień jednostkom podrzędnym i członkom grup.

W art. 106nb ust. 1 ustawy o VAT czytamy:„Podatnik może upoważnić inną osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej do wystawiania faktur w jego imieniu”.

Uprawnienia KSeF – rodzaje, modele i zasady nadawania oraz odbierania uprawnień - dzięki temu biura rachunkowe i inne podmioty mogą działać w systemie KSeF bez konieczności każdorazowego zgłaszania zmian pracowników – wystarczy, że sam podmiot aktualizuje listę swoich księgowych.

Modele uprawnień w KSeF

1. Model podstawowy – podatnik

Podatnik korzysta z KSeF na własnych uprawnieniach właścicielskich. Ma pełne prawo do:

• wystawiania faktur,

• przeglądania faktur,

• nadawania i odbierania uprawnień.

Dla osób fizycznych uprawnienie to jest przypisane automatycznie.

2. Osoba fizyczna uprawniona przez podatnika

Osoba fizyczna wskazana przez podatnika otrzymuje indywidualne uprawnienia. Mogą one obejmować zarówno wystawianie faktur, jak i nadawanie kolejnych uprawnień.

Przykład: przedsiębiorca prowadzący JDG wskazuje swojego pracownika, który będzie mógł wystawiać faktury i zarządzać dostępami innych osób.

3. Podmiot uprawniony przez podatnika

Podatnik może wskazać cały podmiot, np. biuro rachunkowe, które otrzymuje prawo do wystawiania i odbierania faktur. W takim przypadku wszystkie osoby działające w tym biurze automatycznie uzyskują odpowiednie prawa w KSeF.

Art. 106nb ust. 2 ustawy o VAT stanowi:„Osoba upoważniona do wystawiania faktur w imieniu podatnika może nadawać dalsze uprawnienia innym osobom w zakresie wystawiania faktur w imieniu tego podatnika”.

4. Osoba fizyczna wskazana przez podmiot

Osoby wskazane przez biuro rachunkowe (lub inny podmiot uprawniony) mogą wystawiać faktury w imieniu podatnika. Działają one w granicach nadanych uprawnień i nie mogą ich dalej przekazywać.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

Ważne przepisy dotyczące doręczeń i skutków uprawnień

Nie można zapominać o przepisach, które określają skutki doręczenia faktury w KSeF.

Art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT brzmi:„W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana zostanie wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, uznaje się ją za doręczoną nabywcy w dniu jej wystawienia w tym systemie”.

Art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT wskazuje:„Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia oraz nadania uprawnień w tym systemie”.

Te przepisy jasno pokazują, że samo posiadanie technicznej możliwości wystawienia faktury nie wystarczy – konieczne jest formalne nadanie uprawnień i autoryzacja.

Przykłady praktyczne

1. JDG – przedsiębiorca loguje się profilem zaufanym i sam wystawia faktury. Może też nadać prawo pracownikowi biura księgowego.

2. Spółka z o.o. – zarząd spółki wskazuje biuro rachunkowe, które w imieniu spółki obsługuje faktury. Biuro wskazuje swoich pracowników.

3. JST – gmina wskazuje osoby uprawnione do zarządzania uprawnieniami w jednostkach podrzędnych (np. szkołach).

4. Grupa VAT – podmiot reprezentujący grupę nadaje prawa członkom grupy do korzystania z KSeF.

Uprawnienia KSeF – rodzaje, modele i zasady nadawania oraz odbierania uprawnień – podsumowanie

Krajowy System e-Faktur wprowadza rozbudowany mechanizm uprawnień, który ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa i przejrzystości. Podstawę prawną stanowią m.in. art. 106na–106nh ustawy o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r.

Uprawnienia mogą być nadawane elektronicznie lub papierowo (ZAW-FA). Mogą je uzyskać zarówno podatnicy, jak i osoby przez nich wskazane, a także podmioty – np. biura rachunkowe. System przewiduje różne modele funkcjonowania – od bezpośredniego nadawania uprawnień, przez model z osobami fizycznymi, aż po model z podmiotem pośrednim.

Najważniejsze przepisy to:

• art. 106na ust. 1 ustawy o VAT – definicja faktury ustrukturyzowanej,

• art. 106d ust. 1 ustawy o VAT – upoważnienie nabywcy do samofakturowania,

• art. 106nb ust. 1 ustawy o VAT – możliwość upoważnienia innych osób lub podmiotów do wystawiania faktur,

• art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT – skutki doręczenia faktury w KSeF,

• art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT – obowiązek nadania uprawnień w systemie,

• § 3 i § 4 rozporządzenia z 27 grudnia 2021 r. – procedura nadawania uprawnień i wzór formularza ZAW-FA.

Dzięki temu każdy podatnik może dostosować system nadawania uprawnień do swojej sytuacji – czy to jako osoba fizyczna działająca samodzielnie, czy też jako spółka współpracująca z biurem rachunkowym.