Czy stażysta może obsługiwać kasę fiskalną?

Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), zastanawia się, czy stażysta skierowany przez urząd pracy może obsługiwać kasę fiskalną i rejestrować sprzedaż usług lub towarów. Sytuacja ta jest szczególnie istotna w małych zakładach usługowych, takich jak np.: salony fryzjerskie, gdzie właściciel może być czasowo nieobecny. W artykule przedstawiamy analizę przepisów dotyczących obsługi kas rejestrujących przez stażystów oraz obowiązki przedsiębiorcy w tym zakresie.

Podstawy prawne obsługi kasy rejestrującej przez stażystę

Przepisy dotyczące kas fiskalnych oraz ich obsługi określone są w następujących aktach prawnych:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2019 r. poz. 816, dalej: r.k.r.),

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, dalej: ustawa o VAT),

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465),

• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 735),

• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 24 sierpnia 2023 r. w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu przez bezrobotnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1796).

Powyższe akty prawne określają zarówno warunki posługiwania się kasą fiskalną, jak i obowiązki przedsiębiorcy wobec pracownika czy stażysty.

Czy stażysta może obsługiwać kasę fiskalną?

Zgodnie z § 6 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, każda osoba prowadząca ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej – niezależnie od podstawy swojego zatrudnienia – musi zostać zapoznana z zasadami prowadzenia ewidencji oraz skutkami ich nieprzestrzegania.

Podatnik (przedsiębiorca) ma obowiązek przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez daną osobę:

• Przekazać jej informacje o zasadach ewidencji, w tym o prawidłowym wystawianiu i wydawaniu paragonów fiskalnych,

• Odebrać od niej pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji,

• Zachować jeden egzemplarz oświadczenia, a drugi przekazać osobie obsługującej kasę.

Wzór takiego oświadczenia znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Obowiązki przedsiębiorcy wobec stażysty

Przedsiębiorca zatrudniający stażystę i zamierzający powierzyć mu obsługę kasy fiskalnej musi spełnić dodatkowe wymogi wynikające z:

• Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy oraz odpowiedniego przeszkolenia,

• Rozporządzenia w sprawie staży – stażysta może wykonywać tylko te czynności, które są zawarte w programie stażu zatwierdzonym przez urząd pracy.

Jeżeli program stażu obejmuje bezpośredni kontakt z klientami oraz obsługę transakcji sprzedaży, wówczas obsługa kasy fiskalnej nie narusza przepisów.

Czy stażysta może obsługiwać kasę pod nieobecność właściciela?

Czy stażysta może obsługiwać kasę fiskalną? - z żadnego przepisu prawa podatkowego nie wynika zakaz obsługiwania kasy fiskalnej przez stażystę. Oznacza to, że może on ewidencjonować sprzedaż i wystawiać paragony. Nie ma także wymogu, aby właściciel salonu fryzjerskiego był obecny podczas każdej transakcji.

Co grozi za błędy w obsłudze kasy fiskalnej przez stażystę?

Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy popełnione przez stażystę, w tym:

• Brak wydania paragonu fiskalnego – kara do 100% należnego podatku VAT od danej sprzedaży (art. 111 ust. 2 ustawy o VAT),

• Nieprawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży – kara grzywny zgodnie z art. 62 § 4 Kodeksu karnego skarbowego,

• Naruszenie przepisów dotyczących obowiązku posługiwania się kasą fiskalną – mandat do 720 stawek dziennych (art. 60 § 1 Kodeksu karnego skarbowego).

Z tego względu właściciel powinien regularnie monitorować działalność stażysty i sprawdzać poprawność ewidencji sprzedaży.

Czy stażysta może obsługiwać kasę fiskalną? - podsumowanie

Stażysta skierowany do pracy np.: w salonie fryzjerskim przez urząd pracy może obsługiwać kasę fiskalną i rejestrować sprzedaż usług, pod warunkiem że właściciel zapozna go z zasadami ewidencji i odbierze od niego pisemne oświadczenie. Nie ma przeciwwskazań prawnych, aby stażysta prowadził sprzedaż pod nieobecność właściciela, jednak przedsiębiorca powinien regularnie kontrolować poprawność transakcji. Stażysta nie może natomiast podejmować decyzji w imieniu właściciela ani reprezentować go w sprawach formalnych. W przypadku błędów podatkowych odpowiedzialność spoczywa na właścicielu salonu. Z perspektywy formalnej istotne jest dostosowanie programu stażu do rzeczywistych obowiązków stażysty.