Samofakturowanie w KSeF – czym jest i dlaczego ma znaczenie?

Samofakturowanie, czyli możliwość wystawiania faktur sprzedaży przez nabywcę w imieniu sprzedawcy, to rozwiązanie pozwalające uprościć procesy biznesowe. Najczęściej korzystają z niego duże firmy kupujące towary lub usługi od wielu dostawców. Dzięki samofakturowaniu nabywca sam wystawia fakturę, co przyspiesza obieg dokumentów i zmniejsza ryzyko opóźnień.

Na gruncie prawa podstawę stanowi art. 106d ustawy o VAT. To przepis, który warunkuje możliwość stosowania samofakturowania:

• konieczne jest pisemne upoważnienie od sprzedawcy,

• na fakturze musi się pojawić dopisek „samofakturowanie” (art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT),

• odpowiedzialność za prawidłowość wystawienia faktury spoczywa na sprzedawcy (art. 106d ust. 3 ustawy o VAT).

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli fakturę wystawia nabywca, urząd skarbowy będzie oczekiwał, że to sprzedawca odpowie za jej poprawność.

Uprawnienia w KSeF przy samofakturowaniu – krok po kroku

System KSeF wprowadza szczegółową strukturę uprawnień, które trzeba przypisać, aby możliwe było legalne samofakturowanie.

1. Sprzedawca (podatnik) – ma pełne prawa właścicielskie. To on decyduje, komu nada uprawnienia. Może wskazać konkretnego nabywcę, który będzie samofakturował.

2. Osoba fizyczna upoważniona przez sprzedawcę – np. dyrektor finansowy sprzedawcy, który w jego imieniu może nadawać dalsze uprawnienia, w tym wskazywać nabywców.

3. Nabywca (samofakturujący) – otrzymuje prawo do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy. W praktyce oznacza to, że w systemie KSeF, w danych faktury, jako sprzedawca pojawia się sprzedawca, ale fakturę „technicznie” wystawia nabywca.

4. Osoba fizyczna wskazana przez nabywcę – np. pracownik działu księgowości w firmie nabywcy. Wystarczy, że nabywca nada jej prawo do wystawiania faktur – wtedy automatycznie może ona wystawiać także faktury w trybie samofakturowania.

5. Podmiot wskazany przez nabywcę (np. biuro rachunkowe) – jeśli nabywca korzysta z usług biura rachunkowego, może nadać mu prawo do samofakturowania. Wówczas biuro rachunkowe, w imieniu nabywcy, wystawia faktury sprzedaży dla dostawcy.

6. Osoba fizyczna wskazana przez podmiot – np. księgowa w biurze rachunkowym, której biuro nadało prawo do wystawiania faktur. Taka osoba automatycznie ma prawo do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania.

Praktyczny przykład – jak działa samofakturowanie w KSeF?

Wyobraźmy sobie, że firma budowlana „Budmex” kupuje stal od dostawcy „Stalpol”. Firmy podpisują umowę o samofakturowanie.

1. Stalpol (sprzedawca) nadaje uprawnienie firmie Budmex w KSeF.

2. Budmex (nabywca) otrzymuje prawo do wystawiania faktur w imieniu Stalpolu.

3. W KSeF księgowa Budmexu wystawia fakturę sprzedaży, w której jako sprzedawca widnieje Stalpol, a jako nabywca Budmex. Faktura jest oznaczona dopiskiem „samofakturowanie”.

4. Dokument automatycznie trafia do systemu KSeF i jest dostępny dla obu stron.

Samofakturowanie w KSeF – czym jest i dlaczego ma znaczenie? - Takie rozwiązanie jest szczególnie wygodne, jeśli Budmex kupuje stal codziennie, a Stalpol nie miałby czasu na codzienne wystawianie setek faktur.

Jednostki samorządu terytorialnego (JST) a samofakturowanie

Szczególną grupą użytkowników KSeF są jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa). Mają one swoje jednostki podrzędne – np. szkoły, przedszkola, ośrodki sportu.

Dlatego w KSeF przewidziano specjalny model JST, który funkcjonuje obok modelu standardowego.

• JST (np. gmina) – ma pełne prawa właścicielskie, może nadawać prawa jednostkom podrzędnym.

• Jednostka podrzędna (np. szkoła) – występuje jako tzw. Podmiot3. Może mieć nadane prawa do wystawiania faktur, ale formalnym sprzedawcą pozostaje jednostka nadrzędna (gmina).

• Biuro rachunkowe obsługujące JST – gmina może wskazać biuro jako podmiot, a ono nada prawa swoim pracownikom. Dzięki temu szkoły nie muszą każdorazowo zgłaszać każdej księgowej – wystarczy jedno wskazanie biura.

Przykład:Gmina X nadaje w KSeF prawo biuru rachunkowemu „FinanseX” do obsługi wszystkich szkół i przedszkoli. Biuro wyznacza swoich pracowników, którzy automatycznie mogą wystawiać faktury w imieniu poszczególnych szkół.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

2. Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?

3. Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF?

4. Faktura korygująca z tytułu bonusu lub rabatu w KSeF – jak ją wystawić?

5. Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną

6. KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu

Dodatkowe przepisy mające znaczenie

Oprócz art. 106d i art. 106e ustawy o VAT, w praktyce trzeba zwrócić uwagę także na inne regulacje:

• art. 2 pkt 31 ustawy o VAT – definiuje fakturę jako „dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. Faktura w KSeF jest fakturą elektroniczną ustrukturyzowaną.

• art. 106g ust. 1 ustawy o VAT – „Faktury wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.”W przypadku samofakturowania obowiązek dotrzymania terminu wystawienia leży po stronie nabywcy.

• art. 106n ust. 1 ustawy o VAT – reguluje akceptację faktur elektronicznych przez odbiorcę. W praktyce, skoro KSeF jest systemem centralnym, akceptacja następuje automatycznie poprzez fakt wprowadzenia dokumentu do systemu.

• art. 106b ust. 1 ustawy o VAT – określa obowiązek wystawiania faktur, a samofakturowanie jest jedną z dozwolonych procedur wykonania tego obowiązku.

Ryzyka i obowiązki przy samofakturowaniu

1. Brak umowy pisemnej – jeśli sprzedawca nie udzielił formalnego upoważnienia, faktura wystawiona przez nabywcę nie spełnia warunków prawnych.

2. Odpowiedzialność sprzedawcy – nawet jeśli nabywca popełni błąd (np. zaniży stawkę VAT), to sprzedawca odpowiada przed fiskusem.

3. Oznaczenie faktury – brak słowa „samofakturowanie” może spowodować zakwestionowanie dokumentu.

4. Konieczność aktualizacji uprawnień – w przypadku zmiany księgowej, pracownika biura rachunkowego lub jednostki podrzędnej, trzeba pamiętać o aktualizacji w KSeF.

Samofakturowanie w KSeF – czym jest i dlaczego ma znaczenie? – podsumowanie

Samofakturowanie w KSeF to elastyczny mechanizm, który pozwala przenieść obowiązek wystawiania faktur na nabywcę. Jest to szczególnie przydatne w relacjach z dużymi odbiorcami, gdzie codziennie powstają setki dokumentów.

Wdrożenie KSeF zmienia techniczne zasady nadawania uprawnień – system wymaga przypisywania ich do konkretnych osób fizycznych (PESEL, NIP, certyfikat). Możliwe jest też korzystanie z pośredników, np. biur rachunkowych, które działają w imieniu nabywców.

Dla JST przygotowano odrębny model, który uwzględnia strukturę jednostek podrzędnych. Dzięki temu biura rachunkowe obsługujące gminy nie muszą być każdorazowo wskazywane w odniesieniu do każdej szkoły czy przedszkola – wystarczy jedno zgłoszenie.

Podstawą prawną pozostają przepisy ustawy o VAT, w szczególności art. 106d i art. 106e, które określają zasady upoważniania nabywców i wymagane oznaczenia faktur, oraz ustawa o finansach publicznych w zakresie JST.

Samofakturowanie w KSeF, choć na początku może wydawać się skomplikowane, w praktyce ułatwia obieg dokumentów i porządkuje odpowiedzialność stron. Warunkiem jest jednak skrupulatne przypisanie uprawnień i zachowanie zgodności z przepisami.